NACE (Hiệp hội các trường đại học và người sử dụng lao động Hoa Kỳ) đã khảo sát 201 nhà tuyển dụng về kỹ năng họ tìm kiếm tại các ứng viên. Kết quả cho thấy kỹ năng viết đã đứng ở vị trí thứ ba kỹ năng ưa thích của thị trường lao động, xếp sau kỹ năng giải quyết vấn đề và làm việc nhóm, xếp trước khả năng lãnh đạo. .
Viết là một kỹ năng thời gian và rèn luyện để thành thạo. Tuy nhiên, có một cách giúp bạn cải thiện kỹ năng viết của mình là tự biên tập. Điều này có nghĩa là xem xét nội dung của bạn một cách nghiêm khắc và đảm bảo mọi thứ đều đạt chuẩn trước khi xuất bản bất kỳ thứ gì.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia nhỏ một số quy trình biên tập để giúp bạn cải thiện phần viết của mình. Trong thâm tâm, ngay cả những bậc thầy ngôn từ cũng biết rằng bản thảo đầu tiên của họ là nguyên liệu thô cần được mài giũa và tinh chỉnh để hoàn thiện bài viết và có thể trở thành tác phẩm tốt nhất. Song, họ thường gặp khó khăn trong việc biên tập bài viết của mình. Bởi vì biên tập là một công đoạn độc lập với các phương pháp riêng biệt. Dưới đây là một số điểm bạn cần tập trung khi đọc bản nháp đầu tiên của mình:
1. Ngữ pháp và Dấu câu
Bước đầu tiên trong quá trình tự chỉnh sửa là đọc qua bản nháp đầu tiên của bạn một vài lần và đảm bảo rằng bạn không mắc bất kỳ lỗi chính tả, dấu câu hoặc ngữ pháp nào.
Ngữ pháp cung cấp cấu trúc cho câu. Đó là cách bạn sắp xếp các từ trong câu hoặc đoạn văn của mình để tạo ra ý nghĩa. Có nhiều quy tắc ngữ pháp, bao gồm từ đồng âm, đảm bảo các thành phần câu hoặc rút gọn theo đúng quy luật để đoạn viết truyền tải được đủ ý nghĩa của nó tránh các hiểu nhầm.
Bạn cũng sẽ cần chú ý đến dấu câu khi biên tập. Điều quan trọng là phải tìm hiểu khi nào sử dụng các dấu câu phổ biến như dấu phẩy, dấu chấm và dấu chấm hỏi, vì chúng giúp tăng thêm sự mạch lạc cho câu của bạn.
2. Đơn giản hóa
Bước tiếp theo trong việc biên tập là đảm bảo rằng bạn đang sử dụng các từ mà người đọc của bạn sẽ hiểu. Bạn đang cố gắng truyền tải một thông điệp, chứ không phải làm choáng ngợp độc giả với vốn từ vựng của bạn.
Không cần phải phức tạp hóa bài viết của bạn bằng cách thêm vào những từ hoa mỹ trong khi có những lựa chọn thay thế đơn giản hơn vì những từ hoa mỹ có thể khiến độc giả bối rối và không hiểu trọn vẹn.
3. Những từ lặp đi lặp lại
Một vấn đề khác mà bạn nên chú ý khi tự biên tập là sử dụng nhiều lần một vài từ trong cùng một câu hoặc một đoạn văn. Đa dạng các từ trong câu của bạn giúp đoạn văn trở nên thú vị và hấp dẫn hơn.
Ví dụ: Tôi muốn nói về tầm quan trọng của tự biên tập trong công việc. Tự biên tập thực sự quan trọng vì nó giúp bạn cải thiện bài viết của mình và gia tăng sự tin cậy của những điều bạn đang truyền tải
Hãy thử xóa bỏ hoặc thay thế các từ lặp bằng những từ mạnh hơn để tạo lập luận thuyết phục hơn.
Tôi muốn nói về vai trò của tự biên tập trong công việc. Việc đọc và chỉnh sửa lại bản nháp đầu tiên rất quan trọng khi gia tăng tổng thể bài viết và gia tăng sự tin cậy của những điều bạn đang truyền tải.
4. Câu bị động
Cuối cùng, bạn cũng nên chú ý đến việc sử dụng câu bị động. Câu bị động là khi chủ ngữ của câu nhận hành đông thay vì thực hiện hành động đó. Cách viết bằng câu chủ động chính xác và hấp dẫn hơn câu bị động vì chúng tập trung vào người đang thực hiện hành động.
Câu bị động khiến phần viết của bạn trở nên mơ hồ và không rõ ràng. Ví dụ như: "Cuộc họp đã bị hoãn lại vì không ai có mặt đúng giờ" (bị động) với "Người quản lý đã hoãn cuộc họp vì không ai có mặt đúng giờ" (chủ động)
Bây giờ bạn đã được trang bị nhiều hơn để suy nghĩ như một biên tập viên, hãy cùng khám phá một số mẹo thiết thực để giúp cải thiện bài viết của bạn nhé
Cách chỉnh sửa bài viết của bạn
1. Đọc tành tiếng
Một trong những thách thức lớn nhất của việc tự biên tập là bạn có xu hướng bỏ qua các lỗi trong bài viết của mình, vì bạn sẽ thấy những gì bạn định viết thay vì những gì bạn đã viết. Tâm trí của bạn nhanh chóng lấp đầy những khoảng trống và bỏ qua những lỗi sai khi bạn đang đọc lại.
Bạn có thể vượt qua thách thức này bằng cách nghỉ ngơi sau khi viết để có một góc nhìn khác. Sau đó, đọc bản nháp của bạn thành tiếng. Nếu có thể, hãy tìm ai đó lắng nghe bạn đọc, kể cả đó là chú chó của bạn, hoặc bạn tự ghi âm lại. Đọc cho người khác nghe sẽ thách thức hơn và khiến bạn xem lại một cách nghiêm túc hơn.
2. In phần viết
Bạn có thể thực hiện thêm một bước để tạo ra tác phẩm trau truốt hơn bằng cách in bài viết của mình. Sử dụng bút đánh dấu để gạch dưới những lỗi sai trên bài viết của bạn.
Hơn nữa, bạn cũng có thể in bài viết ở các phông chữ khác nhau và chỉnh sửa tác phẩm của bạn ở một vị thế khác để mang lại góc nhìn mới. Thay đổi này sẽ cho bạn thấy sự khác biệt trong những gì bạn đã viết.
3. Cụm từ sáo rỗng
Cụm từ sáo rổng là những cụm từ xu hướng thường được dùng nhằm để gây ấn tượng. Nhưng đến khi chúng bị lạm dụng thì sẽ trở thành nhân tố khiến bài viết mất đi tính mới mẻ hay biến giong văn của bạn thiếu nghiêm túc và không đáng tin.
4. Quy tắc mười phần trăm
Viết lách là một quá trình sáng tạo thường liên quan đến việc trình bày tất cả những suy nghĩ của bạn ra giấy trước khi quên mất chúng. Tự biên tập cho phép bạn sắp xếp lại các câu phù hợp và loại bỏ những chi tiết không cần thiết. Đây là điều mà quy tắc 10% của Stephen King, trích từ cuốn sách của ông “On Writing: A memoir of the Craft”, có thể được áp dụng tuyệt vời.
Điều này có nghĩa là sau khi bạn viết bản nháp đầu tiên, hãy cố gắng xóa 10% phần viết khi biên tập lại. Vì vậy, nếu bạn đang viết văn bản 1000 từ, hãy biến nó thành 900 bằng cách loại bỏ những phần không thực sự cần thiết.
5. Chia nhỏ các bước biên tập của bạn.
Nếu bạn thấy suy nghĩ về việc biên tập bài viết của mình sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và công sức, bạn có thể tách nó thành các bước nhỏ và dễ quản lý hơn.
Ví dụ, bạn có thể tập trung vào luồng ý tưởng của mình trong lần đọc qua đầu tiên. Bạn có thể chia nhỏ thêm nhiệm vụ biên tập của mình bằng cách sử dụng các checklist ở trên - sử dụng lần đọc thứ hai để sửa lỗi ngữ pháp và dấu câu.
